Nettoyage de locaux commerciaux : cahier des charges et normes

Pourquoi un cahier des charges est indispensable pour vos locaux commerciaux

Un cahier des charges définit les prestations attendues et sert de référence technique entre l’entreprise et le prestataire. Il précise les tâches et leur fréquence afin d’éviter les malentendus.

Transmis à plusieurs entreprises de nettoyage, le même document permet de comparer des offres couvrant un périmètre identique. Il aide aussi à cibler les besoins et à optimiser le budget.

La propreté contribue à la santé, au bien-être au travail et à l’image des locaux. Des exigences de qualité clairement formulées facilitent le suivi des prestations.

Qu’est-ce qu’un cahier des charges de nettoyage ?

Ce document contractuel définit les prestations d’entretien attendues du prestataire. Il sert de base à la consultation des entreprises et de référence pour évaluer le service pendant le contrat.

Il décrit les zones, les niveaux d’exigence et les fréquences d’intervention. Il peut aussi préciser les protocoles de contrôle qualité.

Les étapes clés pour rédiger un cahier des charges complet

Découpez les locaux en zones et indiquez les pièces, leurs surfaces approximatives et leurs particularités. Précisez, par exemple, la présence de moquette, les restrictions d’accès, les consignes de sécurité et les exigences de confidentialité.

Regroupez les zones qui reçoivent le même traitement. Dans un hôtel, chaque étage peut former une zone ; dans une usine, l’accueil et l’administration peuvent être regroupés.

Listez les prestations souhaitées par zone : entretien des sols, murs, meubles ou vitres, ainsi que détachage des moquettes ou des canapés. Indiquez clairement les surfaces concernées et les interventions particulières.

Fixez une fréquence pour chaque prestation, régulière ou ponctuelle, en fonction des zones. Par exemple, certaines zones très fréquentées nécessitent un entretien plus soutenu que d’autres.

Exemple de trame à compléter : dans les espaces de travail, dépoussiérer les bureaux, claviers, écrans et téléphones chaque jour ou tous les deux jours. Pour les sols et couloirs, prévoir l’aspiration et le lavage quotidiens. Pour les sanitaires et les archives, adapter la fréquence selon leur usage.

Précisez les horaires d’occupation et les restrictions d’accès, ainsi que les règles de sécurité particulières. Le prestataire doit aussi connaître les exigences de confidentialité applicables dans les locaux.

Normes et réglementations suisses applicables

La norme SN EN 13549 définit des critères de qualité pour les prestations de nettoyage des bâtiments. Elle distingue la propreté visuelle, l’absence de salissures visibles, la propreté hygiénique, l’absence de micro-organismes nuisibles, et la propreté sensorielle, notamment l’absence d’odeurs désagréables.

En Suisse, les entreprises de nettoyage doivent respecter les règles relatives aux horaires, aux rémunérations et aux conditions de travail, ainsi qu’à la sécurité et à l’hygiène. Les aspects fiscaux et sociaux cités comprennent la TVA, les cotisations AVS/AI/APG et l’assurance-accidents (LAA).

L’article 328 du Code des obligations prévoit que l’employeur protège la santé de ses employés. Cela comprend la mise à disposition de locaux propres, bien aérés et entretenus ; les directives du Secrétariat d’État à l’économie (SECO) présentent la propreté des lieux de travail comme un élément de prévention des risques professionnels.

À Genève, l’inspection du travail peut vérifier le respect de ces règles ; des avertissements ou des sanctions administratives sont possibles en cas de manquement. Le matériel adapté, des produits de qualité et la formation du personnel contribuent à la fiabilité du service.

Niveaux de propreté définis par la norme SN EN 13549

Obligations légales et réglementaires en Suisse