Facility management
Organiser la maintenance et le facility management d’un site
Le facility management (FM) coordonne les services nécessaires au fonctionnement du site.
Comprendre le facility management et la maintenance de site
Le facility management (FM) coordonne les services nécessaires au fonctionnement du site. La maintenance regroupe les actions techniques qui maintiennent ou rétablissent les équipements : pour organiser les deux, définissez les priorités, les responsables, les interventions et leur suivi.
Le FM couvre les dimensions commerciale, technique et infrastructurelle. Le responsable FM coordonne les services généraux et leurs prestataires ; le chef d’équipe de maintenance organise les interventions techniques et les techniciens.
Les stratégies de maintenance : préventive, prédictive et curative
La maintenance préventive repose sur des inspections et des interventions programmées. Elle peut réduire les pannes, prolonger la durée de vie des équipements et limiter les arrêts ; évaluez toutefois si les bénéfices attendus couvrent les coûts de mise en place.
La maintenance prédictive peut réduire les arrêts plus efficacement que la maintenance préventive. Une stratégie réactive peut aussi convenir lorsque l’impact d’une panne est faible.
Choisissez la stratégie selon les équipements et leur importance pour l’exploitation. Pour établir une planification pertinente, étudiez les besoins et faites appel à des spécialistes.
Stratégies de maintenance : préventive, prédictive et curative
- Maintenance préventiveInterventions programmées basées sur des inspections régulières. Réduit les pannes et prolonge la durée de vie des équipements.
- Maintenance prédictiveUtilise des capteurs et analyses de données pour anticiper les pannes. Plus efficace que la préventive pour réduire les arrêts.
- Maintenance curativeInterventions après panne. Adaptée lorsque l’impact d’une défaillance est faible.
Les compétences et le rôle du chef d’équipe de maintenance
Le responsable FM organise et coordonne les services généraux, supervise les prestations et les prestataires, et traite les demandes du client. Des réunions régulières avec celui-ci permettent de suivre les affaires courantes.
Le chef d’équipe supervise les techniciens, planifie les interventions et gère les stocks de pièces détachées. Il veille au respect des normes de sécurité et des procédures d’urgence.
Les techniciens réalisent les interventions qui leur sont attribuées et consignent leur travail dans un rapport. Le concept d’exploitation précise les compétences en FM commercial, technique et infrastructurel ainsi que les interfaces entre utilisateurs, locataires et autres parties concernées.
La gestion d’équipe, les connaissances en mécanique, électricité ou hydraulique et la maîtrise d’une GMAO soutiennent le travail du chef d’équipe. La communication et la résolution de problèmes facilitent la coordination avec les autres départements.
Planifier la maintenance avec les outils numériques et la GMAO
Une GMAO planifie les interventions, suit les stocks de pièces détachées et permet d’analyser les données de maintenance. Choisissez les outils selon les besoins et leur compatibilité avec les processus existants.
Trello organise les tâches avec des cartes et des listes. Asana permet de gérer les tâches, les sous-tâches, les assignations et les dates limites.
Slack et Microsoft Teams facilitent les échanges entre les équipes de terrain et les bureaux. Praxedo permet de planifier et suivre les interventions en temps réel, puis de rédiger des rapports depuis une application mobile.
Avec Praxedo, les rapports sont transmis au bureau et archivés dans l’historique de l’équipement. Les informations sur l’intervention et les opérations précédentes aident le technicien à préparer son travail.
Processus de planification et de suivi de la maintenance avec une GMAO
- Planification des interventionsCréation de tickets ou de tâches dans la GMAO selon les besoins.
- Attribution aux techniciensAssignation des tâches avec date limite et priorité.
- Suivi en temps réelMise à jour des statuts (en cours, terminé, retard) depuis l’application mobile.
- Rédaction du rapport d’interventionRédaction directement dans l’application, archivée dans l’historique de l’équipement.
- Analyse des donnéesUtilisation des historiques pour améliorer la planification future.
Intégrer le facility management dès la conception du bâtiment
Le FM de planification et d’accompagnement à la construction (pbFM) prend en compte l’exploitation future dès les premières phases du projet. Il contribue à optimiser les coûts du cycle de vie et à intégrer les exigences de durabilité.
Commencez par définir les exigences FM et examiner la planification du point de vue de l’exploitation. Évaluez ensuite les coûts d’exploitation et de cycle de vie, puis concevez les données et systèmes CAFM nécessaires.
Élaborez un concept d’exploitation qui décrit les processus, les compétences en FM commercial, technique et infrastructurel, ainsi que les interfaces entre utilisateurs, locataires et autres parties concernées. Préparez le transfert de l’ouvrage vers l’exploitation.
Ces prestations peuvent accompagner le projet de l’étude préliminaire à la mise en service. Les analyses de surfaces et de coûts peuvent s’appuyer sur le FM Monitor, présenté comme le plus grand pool de données FM de Suisse.
Étapes clés pour intégrer le facility management dès la conception du bâtiment
- Définir les exigences FMPrendre en compte l’exploitation future dès les phases initiales du projet.
- Évaluer les coûts d’exploitation et de cycle de vieAnalyser les impacts financiers à long terme pour optimiser les choix techniques.
- Concevoir les systèmes CAFMDévelopper les outils numériques pour la gestion des actifs et des opérations.
- Élaborer un concept d’exploitationDécrire les processus, compétences nécessaires et interfaces entre usagers et prestataires.
- Préparer le transfert vers l’exploitationAssurer une transition fluide du chantier à la gestion quotidienne.
Bonnes pratiques pour optimiser la performance des sites
- Définissez les objectifs du site et les priorités de maintenance. Classez les tâches selon leur importance pour le fonctionnement de l’activité afin de guider l’affectation des ressources.
- Établissez l’inventaire des équipements de travail et installations pouvant influencer la sécurité et la santé du personnel. Consignez leur emplacement et leur état, puis conservez leurs modes d’emploi et notices de maintenance.
- Choisissez pour chaque équipement une stratégie préventive, prédictive ou réactive. Pour la maintenance préventive, évaluez les bénéfices attendus par rapport aux coûts de mise en place.
- Construisez un calendrier annuel, mensuel ou hebdomadaire. Pour chaque travail, inscrivez l’équipement concerné, le responsable, la fréquence, la date prévue et la durée ; définissez les fréquences selon les besoins des équipements.
- Attribuez les interventions aux techniciens et coordonnez les prestataires des services du site. Le responsable FM supervise l’exécution des prestations et peut organiser des réunions régulières avec le client.
- Suivez les interventions et les stocks dans la GMAO, puis ajustez le plan. Un tableau de suivi peut reprendre les équipements, les responsables, les dates prévues et l’état des travaux : terminés, en cours ou en retard.
Pour contrôler la préparation du plan, vérifiez que l’inventaire est établi, que les modes d’emploi et notices sont conservés et que le nom des responsables et la fréquence des travaux sont consignés. La Suva recommande aussi sa liste de contrôle « Maintenance des machines et installations » et son support « Huit règles vitales pour la maintenance ».
