Facility management
Organizzare la manutenzione e il facility management di un sito
Il facility management (FM) coordina i servizi necessari al funzionamento del sito.
Capire il facility management e la manutenzione del sito
Il facility management (FM) coordina i servizi necessari al funzionamento del sito. La manutenzione comprende le azioni tecniche che mantengono o ripristinano gli impianti: per organizzare entrambi, definite le priorità, i responsabili, gli interventi e il relativo monitoraggio.
Il FM copre le dimensioni commerciale, tecnica e infrastrutturale. Il responsabile FM coordina i servizi generali e i loro fornitori; il capo squadra della manutenzione organizza gli interventi tecnici e i tecnici.
Le strategie di manutenzione: preventiva, predittiva e correttiva
La manutenzione preventiva si basa su ispezioni e interventi programmati. Può ridurre i guasti, prolungare la vita utile degli impianti e limitare i fermi macchina; valutate tuttavia se i benefici attesi coprono i costi di implementazione.
La manutenzione predittiva può ridurre i fermi macchina in modo più efficace rispetto alla manutenzione preventiva. Una strategia reattiva può anche essere adeguata quando l’impatto di un guasto è limitato.
Scegliete la strategia in base agli impianti e alla loro importanza per l’esercizio. Per stabilire una pianificazione pertinente, analizzate i bisogni e fate ricorso a specialisti.
Strategie di manutenzione: preventiva, predittiva e correttiva
- Manutenzione preventivaInterventi programmati basati su ispezioni regolari. Riduce i guasti, prolunga la vita utile degli impianti.
- Manutenzione predittivaUtilizza sensori e analisi dei dati per anticipare i guasti. Meno fermi macchina rispetto alla manutenzione preventiva.
- Manutenzione correttivaRiparazione dopo il guasto. Adeguata quando l’impatto di un’avaria è limitato.
Le competenze e il ruolo del capo squadra della manutenzione
Il responsabile FM organizza e coordina i servizi generali, supervisiona le prestazioni e i fornitori, e gestisce le richieste del cliente. Riunioni regolari con quest’ultimo permettono di seguire l’andamento ordinario.
Il capo squadra supervisiona i tecnici, pianifica gli interventi e gestisce le scorte di pezzi di ricambio. Vigila sul rispetto delle norme di sicurezza e delle procedure di emergenza.
I tecnici realizzano gli interventi loro assegnati e registrano il proprio lavoro in un rapporto. Il concetto d’esercizio precisa le competenze in materia di FM commerciale, tecnico e infrastrutturale, nonché le interfacce tra utenti, locatari e altre parti interessate.
La gestione del team, le conoscenze in meccanica, elettricità o idraulica e la padronanza di un sistema CMMS (Computerized Maintenance Management System) supportano il lavoro del capo squadra. La comunicazione e la risoluzione dei problemi facilitano il coordinamento con gli altri dipartimenti.
Competenze chiave del capo squadra della manutenzione
- Gestione del teamCoordinamento, motivazione e formazione dei tecnici.
- Padronanza tecnica (meccanica, elettricità, idraulica)Capacità di comprendere e risolvere i problemi tecnici.
- Utilizzo di un CMMSPianificazione, monitoraggio degli interventi e archiviazione dei rapporti.
- Comunicazione e risoluzione dei problemiInterazione efficace con i dipartimenti e i fornitori.
Pianificare la manutenzione con gli strumenti digitali e il CMMS
Un CMMS pianifica gli interventi, monitora le scorte di pezzi di ricambio e permette di analizzare i dati di manutenzione. Scegliete gli strumenti in base alle esigenze e alla loro compatibilità con i processi esistenti.
Trello organizza i compiti con schede ed elenchi. Asana permette di gestire i compiti, i sottocompiti, le assegnazioni e le scadenze.
Slack e Microsoft Teams facilitano gli scambi tra le squadre sul campo e gli uffici. Praxedo permette di pianificare e monitorare gli interventi in tempo reale, quindi di redigere rapporti da un’applicazione mobile.
Con Praxedo, i rapporti sono trasmessi all’ufficio e archiviati nella cronologia dell’impianto. Le informazioni sull’intervento e sulle operazioni precedenti aiutano il tecnico a preparare il proprio lavoro.
Integrare il facility management già nella concezione dell’edificio
Il FM di pianificazione e accompagnamento alla costruzione (pbFM) prende in considerazione l’esercizio futuro già dalle prime fasi del progetto. Contribuisce a ottimizzare i costi del ciclo di vita e a integrare le esigenze di sostenibilità.
Iniziate definendo le esigenze FM ed esaminando la pianificazione dal punto di vista dell’esercizio. Valutate poi i costi d’esercizio e del ciclo di vita, quindi progettate i dati e i sistemi CAFM necessari.
Elaborate un concetto d’esercizio che descriva i processi, le competenze in materia di FM commerciale, tecnico e infrastrutturale, nonché le interfacce tra utenti, locatari e altre parti interessate. Preparate il trasferimento dell’opera verso l’esercizio.
Queste prestazioni possono accompagnare il progetto dallo studio preliminare alla messa in servizio. Le analisi delle superfici e dei costi possono basarsi sul FM Monitor, presentato come il più grande pool di dati FM della Svizzera.
Integrazione del facility management già nella concezione dell’edificio (pbFM)
- Definire le esigenze FMA partire dal punto di vista dell’esercizio futuro.
- Valutare i costi d’esercizio e del ciclo di vitaPer ottimizzare le prestazioni a lungo termine.
- Progettare i sistemi CAFM necessariPer gestire i dati spaziali e tecnici dell’edificio.
- Elaborare un concetto d’esercizioDescrivere i processi, le competenze e le interfacce tra le parti interessate.
- Preparare il trasferimento verso l’esercizioGarantire una transizione fluida dalla costruzione alla gestione quotidiana.
Buone pratiche per ottimizzare la performance dei siti
- Definite gli obiettivi del sito e le priorità di manutenzione. Classificate i compiti in base alla loro importanza per il funzionamento dell’attività al fine di guidare l’assegnazione delle risorse.
- Stilate l’inventario delle attrezzature di lavoro e degli impianti che possono influenzare la sicurezza e la salute del personale. Registrate la loro ubicazione e il loro stato, quindi conservate le istruzioni per l’uso e le schede di manutenzione.
- Scegliete per ogni impianto una strategia preventiva, predittiva o reattiva. Per la manutenzione preventiva, valutate i benefici attesi rispetto ai costi di implementazione.
- Costruite un calendario annuale, mensile o settimanale. Per ogni lavoro, indicate l’impianto interessato, il responsabile, la frequenza, la data prevista e la durata; definite le frequenze in base alle esigenze degli impianti.
- Assegnate gli interventi ai tecnici e coordinate i fornitori dei servizi del sito. Il responsabile FM supervisiona l’esecuzione delle prestazioni e può organizzare riunioni regolari con il cliente.
- Monitorate gli interventi e le scorte nel CMMS, quindi adattate il piano. Una tabella di monitoraggio può riprendere gli impianti, i responsabili, le date previste e lo stato dei lavori: terminati, in corso o in ritardo.
Per controllare la preparazione del piano, verificate che l’inventario sia stilato, che le istruzioni per l’uso e le schede siano conservate e che il nome dei responsabili e la frequenza dei lavori siano registrati. La Suva raccomanda anche la sua lista di controllo «Manutenzione di macchine e impianti» e il suo supporto «Otto regole vitali per la manutenzione».
