Organiser la maintenance et le FM d’un site: Le FM coordonne les services pour le bon fonctionnement du site.; La maintenance préventive réduit les pannes et prolonge la durée de vie des équipements.; Une GMAO permet de planifier les interventions et suivre les stocks de pièces détachées.
Bild: Services Locaux

Facility Management

Wartung und Facility Management eines Standorts organisieren

Das Facility Management (FM) koordiniert die Dienstleistungen, die für den Betrieb des Standorts erforderlich sind.

Redaktion Gewerberäume · · 4 Minuten Lesezeit

Facility Management und Standortwartung verstehen

Das Facility Management (FM) koordiniert die Dienstleistungen, die für den Betrieb des Standorts erforderlich sind. Die Wartung umfasst die technischen Massnahmen, welche die Instandhaltung oder Wiederherstellung der Anlagen sicherstellen: Um beides zu organisieren, legen Sie Prioritäten, Verantwortlichkeiten, die Einsätze und deren Nachverfolgung fest.

Das FM deckt die kaufmännischen, technischen und infrastrukturellen Dimensionen ab. Der FM-Verantwortliche koordiniert die allgemeinen Dienste und deren Dienstleister; der Wartungsteamleiter organisiert die technischen Einsätze und die Techniker.

Wartungsstrategien: präventiv, prädiktiv und kurativ

Die präventive Wartung basiert auf Inspektionen und geplanten Eingriffen. Sie kann Ausfälle reduzieren, die Lebensdauer der Anlagen verlängern und Stillstände begrenzen; prüfen Sie jedoch, ob der erwartete Nutzen die Implementierungskosten deckt.

Die prädiktive Wartung kann Stillstände effizienter reduzieren als die präventive Wartung. Eine reaktive Strategie kann ebenfalls geeignet sein, wenn die Auswirkungen eines Ausfalls gering sind.

Wählen Sie die Strategie entsprechend den Anlagen und ihrer Bedeutung für den Betrieb. Um einen sinnvollen Plan zu erstellen, analysieren Sie die Bedürfnisse und ziehen Sie Spezialisten bei.

Wartungsstrategien: präventiv, prädiktiv und kurativ

  • Präventive WartungGeplante Eingriffe basierend auf regelmässigen Inspektionen. Reduziert Ausfälle, verlängert die Lebensdauer der Anlagen.
  • Prädiktive WartungNutzt Sensoren und Datenanalysen, um Ausfälle vorherzusehen. Weniger Stillstände als bei der präventiven Wartung.
  • Kurative WartungReparatur nach einem Ausfall. Geeignet, wenn die Auswirkungen eines Defekts gering sind.

Kompetenzen und Rolle des Wartungsteamleiters

Der FM-Verantwortliche organisiert und koordiniert die allgemeinen Dienste, überwacht die Leistungen und Dienstleister und bearbeitet die Kundenanfragen. Regelmässige Besprechungen mit diesem ermöglichen die Verfolgung der laufenden Geschäfte.

Der Teamleiter überwacht die Techniker, plant die Einsätze und verwaltet die Ersatzteillager. Er stellt die Einhaltung der Sicherheitsnormen und der Notfallverfahren sicher.

Die Techniker führen die ihnen zugewiesenen Einsätze durch und dokumentieren ihre Arbeit in einem Bericht. Das Betriebskonzept präzisiert die Kompetenzen im kaufmännischen, technischen und infrastrukturellen FM sowie die Schnittstellen zwischen Nutzern, Mietern und anderen Beteiligten.

Teamführung, Kenntnisse in Mechanik, Elektrizität oder Hydraulik und die Beherrschung eines CMMS (Computerized Maintenance Management System) unterstützen die Arbeit des Teamleiters. Kommunikation und Problemlösungsfähigkeiten erleichtern die Koordination mit anderen Abteilungen.

Schlüsselkompetenzen des Wartungsteamleiters

  1. TeamführungKoordination, Motivation und Schulung der Techniker.
  2. Technische Beherrschung (Mechanik, Elektrizität, Hydraulik)Fähigkeit, technische Probleme zu verstehen und zu lösen.
  3. Nutzung eines CMMSPlanung, Verfolgung der Einsätze und Archivierung der Berichte.
  4. Kommunikation und ProblemlösungEffektive Interaktion mit Abteilungen und Dienstleistern.

Wartung mit digitalen Tools und CMMS planen

Ein CMMS plant die Einsätze, verfolgt die Ersatzteillagerbestände und ermöglicht die Analyse von Wartungsdaten. Wählen Sie die Tools entsprechend den Bedürfnissen und ihrer Kompatibilität mit den bestehenden Prozessen aus.

Trello organisiert Aufgaben mit Karten und Listen. Asana ermöglicht die Verwaltung von Aufgaben, Unteraufgaben, Zuweisungen und Fristen.

Slack und Microsoft Teams erleichtern den Austausch zwischen den Aussendienstteams und dem Büro. Praxedo ermöglicht die Planung und Echtzeit-Verfolgung der Einsätze sowie das Verfassen von Berichten über eine mobile App.

Mit Praxedo werden die Berichte an das Büro übermittelt und im Gerätehistorienarchiv gespeichert. Informationen über den Einsatz und frühere Operationen helfen dem Techniker bei der Vorbereitung seiner Arbeit.

Facility Management bereits in der Gebäudeplanung integrieren

Das planungs- und baubegleitende Facility Management (pbFM) berücksichtigt den künftigen Betrieb bereits in den frühen Projektphasen. Es trägt zur Optimierung der Lebenszykluskosten und zur Integration der Nachhaltigkeitsanforderungen bei.

Beginnen Sie mit der Definition der FM-Anforderungen und der Überprüfung der Planung aus betrieblicher Sicht. Bewerten Sie anschliessend die Betriebskosten und Lebenszykluskosten und konzipieren Sie die notwendigen CAFM-Daten und -Systeme.

Erarbeiten Sie ein Betriebskonzept, das die Prozesse, die Kompetenzen im kaufmännischen, technischen und infrastrukturellen FM sowie die Schnittstellen zwischen Nutzern, Mietern und anderen Beteiligten beschreibt. Bereiten Sie die Übergabe des Bauwerks in den Betrieb vor.

Diese Dienstleistungen können das Projekt von der Vorstudie bis zur Inbetriebnahme begleiten. Die Flächen- und Kostenanalysen können sich auf den FM Monitor stützen, der als der grösste FM-Datenpool der Schweiz präsentiert wird.

Integration des Facility Managements bereits in der Gebäudeplanung (pbFM)

  1. FM-Anforderungen definierenAusgehend von der Perspektive des künftigen Betriebs.
  2. Betriebs- und Lebenszykluskosten bewertenZur Optimierung der langfristigen Leistung.
  3. Notwendige CAFM-Systeme konzipierenZur Verwaltung der räumlichen und technischen Gebäudedaten.
  4. Betriebskonzept erarbeitenBeschreibung der Prozesse, Kompetenzen und Schnittstellen zwischen den Stakeholdern.
  5. Übergang in den Betrieb vorbereitenSicherstellung eines reibungslosen Übergangs vom Bau zur täglichen Verwaltung.

Best Practices zur Optimierung der Standortleistung

  1. Definieren Sie die Ziele des Standorts und die Wartungsprioritäten. Ordnen Sie die Aufgaben nach ihrer Bedeutung für den Geschäftsbetrieb, um die Ressourcenzuteilung zu steuern.
  2. Erstellen Sie ein Inventar der Arbeitsmittel und Installationen, die die Sicherheit und Gesundheit des Personals beeinflussen können. Dokumentieren Sie ihren Standort und Zustand und bewahren Sie ihre Bedienungsanleitungen und Wartungshinweise auf.
  3. Wählen Sie für jede Anlage eine präventive, prädiktive oder reaktive Strategie. Bei der präventiven Wartung bewerten Sie den erwarteten Nutzen im Verhältnis zu den Implementierungskosten.
  4. Erstellen Sie einen jährlichen, monatlichen oder wöchentlichen Kalender. Tragen Sie für jede Arbeit die betroffene Anlage, den Verantwortlichen, die Häufigkeit, das geplante Datum und die Dauer ein; legen Sie die Häufigkeiten entsprechend den Anforderungen der Anlagen fest.
  5. Weisen Sie die Einsätze den Technikern zu und koordinieren Sie die Dienstleister der Standortdienste. Der FM-Verantwortliche überwacht die Ausführung der Leistungen und kann regelmässige Besprechungen mit dem Kunden organisieren.
  6. Verfolgen Sie die Einsätze und Lagerbestände im CMMS und passen Sie den Plan entsprechend an. Eine Übersichtstabelle kann die Anlagen, Verantwortlichen, geplanten Daten und den Arbeitsstatus enthalten: abgeschlossen, in Bearbeitung oder verspätet.

Um die Vorbereitung des Plans zu kontrollieren, prüfen Sie, ob das Inventar erstellt ist, ob die Bedienungsanleitungen und Hinweise aufbewahrt werden und ob die Namen der Verantwortlichen sowie die Häufigkeit der Arbeiten dokumentiert sind. Die Suva empfiehlt zudem ihre Checkliste «Wartung von Maschinen und Installationen» und ihre Unterstützung «Acht lebenswichtige Regeln für die Wartung».

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