Reinigung von Geschäftsräumen: Pflichtenheft und Normen

Warum ein Pflichtenheft für Ihre Geschäftsräume unverzichtbar ist

Ein Pflichtenheft definiert die erwarteten Leistungen und dient als technische Referenz zwischen dem Unternehmen und dem Dienstleister. Es präzisiert die Aufgaben und deren Häufigkeit, um Missverständnisse zu vermeiden.

Wird dasselbe Dokument an mehrere Reinigungsunternehmen übermittelt, ermöglicht es den Vergleich von Offerten, die denselben Leistungsumfang abdecken. Es hilft zudem, die Bedürfnisse gezielt zu erfassen und das Budget zu optimieren.

Sauberkeit trägt zur Gesundheit, zum Wohlbefinden am Arbeitsplatz und zum Image der Räumlichkeiten bei. Klar formulierte Qualitätsanforderungen erleichtern die Überwachung der Leistungen.

Was ist ein Reinigungspflichtenheft?

Dieses vertragliche Dokument definiert die vom Dienstleister erwarteten Unterhaltsleistungen. Es dient als Grundlage für die Anfrage bei den Unternehmen und als Referenz zur Bewertung der Serviceleistung während der Vertragslaufzeit.

Es beschreibt die Zonen, die Anforderungsniveaus und die Einsatzhäufigkeiten. Zudem kann es Qualitätskontrollprotokolle festlegen.

Die wichtigsten Schritte zur Erstellung eines vollständigen Pflichtenhefts

Teilen Sie die Räumlichkeiten in Zonen auf und geben Sie die Räume, ihre ungefähren Flächen und ihre Besonderheiten an. Präzisieren Sie beispielsweise das Vorhandensein von Teppichböden, Zugangsbeschränkungen, Sicherheitsvorschriften und Anforderungen an die Vertraulichkeit.

Fassen Sie Zonen zusammen, die gleich behandelt werden. In einem Hotel kann jede Etage eine Zone bilden; in einer Fabrik können Empfang und Verwaltung zusammengefasst werden.

Listen Sie die gewünschten Leistungen pro Zone auf: Pflege von Böden, Wänden, Möbeln oder Fenstern sowie Fleckenentfernung bei Teppichen oder Sofas. Geben Sie die betroffenen Flächen und speziellen Eingriffe klar an.

Legen Sie für jede Leistung, ob regelmässig oder punktuell, eine Häufigkeit fest, abhängig von den Zonen. Beispielsweise benötigen stark frequentierte Bereiche eine intensivere Pflege als andere.

Beispiel für eine auszufüllende Vorlage: In den Arbeitsbereichen Büros, Tastaturen, Bildschirme und Telefone täglich oder alle zwei Tage entstauben. Für Böden und Korridore tägliches Saugen und Wischen vorsehen. Für Sanitäranlagen und Archive die Häufigkeit je nach Nutzung anpassen.

Präzisieren Sie die Belegungszeiten und Zugangsbeschränkungen sowie besondere Sicherheitsregeln. Der Dienstleister muss auch die in den Räumlichkeiten geltenden Vertraulichkeitsanforderungen kennen.

Anwendbare schweizerische Normen und Vorschriften

Die Norm SN EN 13549 definiert Qualitätskriterien für Gebäudereinigungsleistungen. Sie unterscheidet zwischen visueller Sauberkeit (keine sichtbaren Verschmutzungen), hygienischer Sauberkeit (keine schädlichen Mikroorganismen) und sensorischer Sauberkeit (insbesondere keine unangenehmen Gerüche).

In der Schweiz müssen Reinigungsunternehmen die Vorschriften bezüglich Arbeitszeiten, Löhne und Arbeitsbedingungen sowie Sicherheit und Hygiene einhalten. Zu den genannten steuerlichen und sozialen Aspekten gehören die Mehrwertsteuer, die AHV/IV/EO-Beiträge und die Unfallversicherung (UVG).

Artikel 328 des Obligationenrechts sieht vor, dass der Arbeitgeber die Gesundheit seiner Angestellten schützt. Dazu gehört die Bereitstellung von sauberen, gut belüfteten und gepflegten Räumlichkeiten; die Richtlinien des Staatssekretariats für Wirtschaft (SECO) betrachten die Sauberkeit der Arbeitsplätze als Element der Prävention von Berufsrisiken.

In Genf kann die Arbeitsinspektion die Einhaltung dieser Vorschriften überprüfen; bei Verstössen sind Verwarnungen oder administrative Sanktionen möglich. Geeignetes Material, qualitativ hochwertige Produkte und die Schulung des Personals tragen zur Zuverlässigkeit der Dienstleistung bei.

Gemäss der Norm SN EN 13549 definierte Sauberkeitsniveaus

Gesetzliche und regulatorische Pflichten in der Schweiz